드롭박스, ‘드롭박스 스페이스 2.0’ 공개

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신규 드롭박스 스페이스를 생성하는 과정 예시

드롭박스(Dropbox)가 협업 공간 드롭박스 스페이스(Dropbox Spaces)의 차세대 버전 ‘드롭박스 스페이스 2.0’과 함께 어디에서 일하든 조직을 체계적으로 유지하고, 서로 협업하며, 안전하게 업무를 진행하도록 지원하는 다양한 신규 기능을 발표했다.

10월 드롭박스는 분산 업무 환경을 지원하며 ‘버추얼 퍼스트(Virtual-First)’ 기업으로 나아간다고 밝혔다. 점점 더 많은 기업이 장기적인 관점에서 근무 방식에 대한 변화를 모색하고 있는 만큼, 이번 발표는 원격근무의 혁신을 선도하는 드롭박스의 거시적인 방향성을 보여준다.

2020년 기업은 갑작스레 분산 근무 환경으로 전환해야 했고 이로 인해 이전에는 경험하지 못했던 새로운 과제에 직면했다. 최근 EIU(Economist Intelligence Unit)의 조사에 따르면 많은 사람이 원격근무로 인해 근무 시간과 업무 양이 늘어나고, 의사소통에 혼선을 빚는 일이 잦아졌으며 여러 명이 협업하는 일에 어려움을 겪고 있다. 드롭박스는 드롭박스 스페이스 2.0과 다양한 신규 워크플로 기능, 새로운 기업 보안 기능 및 인증을 통해 기업이 이러한 문제를 해결하도록 지원한다.

드롭박스 공동 창업자 겸 CEO 드류 휴스턴(Drew Houston)은 “드롭박스는 설립 시점부터 사람들이 체계화된 상태를 유지하고 어디에서나 일할 수 있게 지원하는 도구를 개발해 사용자의 요구사항을 해결하는 일에 집중해왔다”며 “이제 우리는 하나의 길로 가고 있다. 전 세계 기업은 점차 분산 업무 환경으로 이동하는 추세고, 이는 오래 지속될 것으로 보인다. 드롭박스는 스스로 ‘버추얼 퍼스트’ 접근방식을 채택했고, 이로부터 통찰력을 확보하고 새로운 환경에 맞는 혁신의 최전선을 계속 선도해 나가려 한다. 드롭박스 스페이스 2.0과 새로운 기능이 바로 그 예다”라고 말했다.

IDC 사회·협업 부문 연구 디렉터 웨인 커츠만(Wayne Kurtzman)은 “드롭박스의 신규 기능은 분산된 조직에서 일하는 사람들이 보다 수월하게 일하도록 하며 더 나은 수준의 거버넌스와 컴플라이언스를 지원한다”며 “위 기능들은 의사소통과 협업을 간소화하게끔 설계됐고, 기업 내 여러 조직과 팀이 어디에서 일하든 연결성과 생산성을 유지하도록 한다”고 밝혔다.

◇팀 협업성 높이는 드롭박스 스페이스 2.0

드롭박스 스페이스 2.0은 팀과 프로젝트를 한 데 불러 모으는 가상 업무공간이다. 업무를 간소화하고, 업무의 우선순위를 정하고, 긴밀하게 소통하며 업무를 진행할 수 있는 공간으로 진화했다. 2019년 ‘공유 폴더의 진화’로 선보였던 드롭박스 스페이스는 이제 프로젝트의 시작부터 끝까지 모든 과정에서 기업 내·외부 공동 작업자들과의 협업을 지원하는 독립된 제품으로 발전했다. 드롭박스 스페이스는 사용자들이 가장 즐겨 쓰는 여러 협업 기능을 단 하나의 창에서 제공해 팀이 프로젝트를 함께 관리하도록 지원한다.

드롭박스 스페이스가 제공하는 기능은 아래와 같다.

·프로젝트 스페이스(Project Spaces): 사내 팀, 외부 클라이언트, 콘텐츠, 타임라인, 프로젝트 업무를 모두 하나의 체계적인 공간에 불러 모을 수 있다. 프로젝트를 진행하는 직관적인 화면을 제공하므로 모든 팀이 함께 프로젝트를 진척시키는 데에 기여하고 협업할 수 있다.

·태스크(Tasks): 어떤 일을 먼저 처리해야 하는지 우선순위를 정해 프로젝트를 계획대로 원활하게 진행할 수 있다. 프로젝트 여러 개를 동시에 만들고, 관리하며, 담당자를 배정하고, 작업물에 의견을 남길 수 있다. 또한 관련 작업물에 프로젝트 파일을 첨부하고, 개인적인 할 일 목록을 만들어 관리할 수도 있다.

·콘텐츠(Content): 프로젝트 관련 정보를 빠르게 찾고, 추가하고, 관리할 수 있다. 레거시 파일 형식은 물론 구글 독스(Google Docs) 등 클라우드 콘텐츠까지 지원하므로 어떤 정보든 드롭박스 스페이스에 간편하게 추가하고, 모든 프로젝트를 범위로 파일을 검색할 수 있다.

·미팅(Meetings): 드롭박스 스페이스에서 바로 회의를 소집하고, 회의에 참여하고, 회의 기록을 확인할 수 있다. 안건, 추진사항, 참석자 등의 중요한 정보를 모아 맞춤형 회의록 템플릿에 정리하고, 회의 문서를 프로젝트 스페이스에 바로 삽입할 수 있다. 또한 회의 문서가 자동으로 캘린더 초대에 동기화되므로 모두가 같은 최신 정보를 확인할 수 있다.

·업데이트(Updates): 팀 공유 화면에서 프로젝트 진행 상황과 업데이트를 확인하며 최신 동향을 파악할 수 있다. 업데이트 피드의 게시물에 파일을 첨부하고, 텍스트나 이모티콘, 파일 링크로 댓글에 응답할 수 있다.

현재 드롭박스 스페이스 2.0은 비공개 베타 버전으로 제공된다.

◇어디서든 원활한 업무 진행

드롭박스는 팀의 원활한 업무 진행을 지원하고자 일부 기능의 사용 범위를 드롭박스 비즈니스(Dropbox Business)로 확장해 제공한다. 해당 기능은 아래와 같다.

·앱 센터(App Center): 줌(Zoom), 슬랙(Slack), 구글(Google) 등 드롭박스 파트너가 제공하는 협업 툴 70개 이상을 연동해 사용할 수 있으며, 30개 이상의 앱이 새롭게 추가됐다(현재 일부 드롭박스 비즈니스 스탠다드/어드밴스드 사용자에게 베타 버전으로 제공).

·브랜디드 셰어링(Branded sharing): 브랜드 이미지를 더 간편하게 구축할 수 있도록 새롭게 개선된 기능이다. 관리자가 팀원 개개인이 맞춤형 브랜딩 기능을 사용할 수 있도록 설정할 수 있다(현재 드롭박스 비즈니스 어드밴스드 및 상위 제품에서 제공).

·트래픽 및 인사이트(Traffic and insights): 자료 공유 현황을 간편하게 추적할 수 있다(현재 드롭박스 비즈니스 어드밴스드 및 상위 제품에서 제공).

·팔로우(Follow): 알림을 통해 다른 사람과 공유한 중요 폴더에서 일어나는 활동을 확인할 수 있다(현재 모든 사용자에게 제공).

·컴퓨터 백업(Computer backup): 로컬 데스크톱, 문서, 다운로드 폴더가 드롭박스에 자동으로 백업되어 이동 중에도 폴더에 안전하게 접근할 수 있다. 하드웨어가 고장 나거나 장치를 분실한 경우에도 콘텐츠를 간편하게 복구할 수 있다(현재 모든 드롭박스 비즈니스 요금제에서 제공).

·드롭박스 패스워드 베타(Dropbox Passwords Beta): 비밀번호가 하나의 안전한 공간에 저장되고 모든 장치에 동기화되어 어디서든 비밀번호에 접근할 수 있다(현재 드롭박스 비즈니스 스탠다드/어드밴스드 사용자에게 베타 버전으로 제공).

또한 오늘부터 모든 헬로사인(HelloSign) 사용자는 문서 업로드부터 준비, 전송까지 단계별 가이드를 제공하는 새로운 서명 경험을 누릴 수 있다. 헬로사인은 전자 서명으로 중요한 비즈니스 계약을 성사시켜야 하는 분산된 조직에 특히 유용하다.

◇강력한 엔터프라이즈급 보안을 집에서도 구현

드롭박스는 임직원의 개인정보보호와 보안을 안전하게 유지하면서 구조가 복잡한 분산 조직을 효율적으로 관리할 수 있는 다양한 보안 기능도 새롭게 발표했다.

·경고 및 알림(Alert and notifications): 수상한 행위와 위험한 활동, 잠재적인 데이터 유출 사고가 감지되면 관리자에게 실시간으로 알림이 전송된다.

·데이터 분류(Data classification): 관리자가 개인 데이터와 민감한 데이터를 분류해 개인정보보호를 위한 선제적인 조치를 취할 수 있다.

·외부 공유 보고서(External sharing reports): 관리자에게 데이터를 공유한 사람, 데이터를 공유한 시간, 공유된 파일의 유형 등 기업 외부에서의 데이터 공유 현황 정보를 제공한다.

·데이터 보존(Data retention): 드롭박스 데이터 거버넌스에 추가된 기능으로, 규정에 따라 일정한 기간 보관해야 하는 데이터를 사용자가 실수로 삭제하는 것을 방지한다(현재 모든 드롭박스 비즈니스팀에 유료 기능으로 제공).

새로운 보안 기능은 현재 베타 버전으로 제공된다.

드롭박스는 또한 ISO 27701, Cloud Security Alliance GDPR Code of Conduct, NIST 800-171 등의 개인정보보호 및 보안 표준 인증을 새롭게 획득했다. 드롭박스는 이 밖에도 FDA 21 CFR Part 11 컴플라이언스도 지원하는 등 이러한 새로운 인증을 통해 이제 가장 엄격한 기업 보안 표준까지 충족하게 됐다.

전 세계 수많은 기업이 분산 업무 환경으로 전환하고 있는 오늘날, 드롭박스는 최전선에서 새로운 근무 환경을 지원하는 기술을 개발하고 있다. 드롭박스는 팀의 콘텐츠와 이와 관련된 협업 과정을 한곳으로 불러 모을 수 있는 하나의 체계적인 업무 공간을 제공한다. 드롭박스 스페이스에 관한 자세한 내용과 분산된 팀을 위한 다른 신규 기능에 관한 자세한 내용을 공식 블로그에서 확인할 수 있다.