한눈에 보기 쉬운 보고서, 보고서 작성법
우리는 무언가를 기획하기 위해 수많은 보고서를 작성한다.
대학생이 되면, 학생들이 가장 기초적으로 배우는 교양수업이 있다. 바로 글쓰기 수업이다. 이 글쓰기 수업은 누군가에게는 너무 쉬운 수업일 수 있지만, 사람들 사이에서 커뮤니케이션을 할 때에 글쓰기만큼 중요한 것이 없다. 또한 이때 배우는 글쓰기를 기반으로 우리는 많은 글쓰기 작업을 하고 살아간다. 대표적인 예가 바로 보고서이다. 보고서의 양식은 매우 다양하다. 도표를 사용하는 보고서부터, 이론 모형을 사용한 보고서까지 형식의 모양새는 다양하다. 하지만 이 모든 보고서를 관통 해야하는 하나의 사실은 ‘보고서를 읽는 사람이 읽기 쉬운 보고서’여야 한다는 것이다.
보고서를 작성하는 데에는 생각보다 많은 시간이 걸린다. 짧게는 일주일부터 한달, 큰 프로젝트와 같은 경우는 몇 달이 걸려서 작성이 된다. 어떠한 이슈에 대해서 조사한 것도 많고, 보고서를 쓰는 사람은 이것을 온전히 전달해주고 싶기에 그 양은 점점 많아진다. 이러한 보고서에 대해서 쓰는 법을 알려주는 ‘보고서의 정석’을 참고해서, 우리가 어떠한 방식으로 보고서를 써야 하는지에 대해서 알아보자.
먼저 보고의 정석 책은 우리가 대화를 할 때의 방식부터 짚어준다. 나는 A에 대해서 설명을 하는데 상대방은 A를 A로 받아들이지 않고, B로 받아들일 수도 있다. 이 상황의 원인은 서로 살아온 배경지식이 다르기 때문이다. 그렇다면 내가 하고자 하는 말을 올바르게 전달하기 위해서는 어떻게 해야할까. ‘나’위주로 말하기가 아닌, ‘너’위주로 말하기를 해야 한다. 나에게는 당연할지도 모르는 사실이 상대방에게는 당연하지 않을 수 있다. 보고서를 쓸 때에는 줄글로 하고자 하는 말을 전달할 수도 있지만, 우리에게는 눈에 보기 쉬운 도형이라는 장치가 있다. 책에서는 네모로 표현하기, 목적을 원안에 담기, 피라미드로 강조하기, 원일과 결과는 그래프로 보여주기 등 다양하게 사용할 수 있는 도형들을 알려준다.
누군가를 설득하기 위해서는 내가 말하고자 하는 바에 대해 그 사람이 명확하게 머리에 그릴 수 있어야 한다. 어떠한 변화에 대해서 제안을 하고싶다면, 현 문제 상황에 대한 분석을 먼저 해야한다. 그리고 이 문제 상황속에서 내가 무엇을 할 수 있는지를 설명해야한다. 다음으로는 변화시키고자 하는 것에 대해서 무조건 변화를 제안하는 것이 아니라, 이것을 어떻게 움직일 수 있는지도 언급해야한다. 이후로는 이러한 변화들로 인해서 생길 기대효과에 대해서 언급하고 마무리하면 된다. 이 과정을 줄글로 말하는 것은 받아들이는 이로 하여금 굉장히 피로하게 느껴질 수 있다. 그래서 이를 아래와 같은 그림으로 설명해보았다.
왜 우리가 이러한 것을 제안하게 되었는지(Why), 제안하는 것은 어떠한 것인지(What), 제안한 것을 어떻게 실현할 것인지(How), 실현한다면 기대효과가 어떻게 되는지(If) 위와 같은 네 개의 박스로 설명이 될 수 있다. 또한 How는 또다른 육하원칙으로 설명을 더할 수 있다. 이렇게 박스 안에 명확히 내용이 들어가야 듣는 이도 쉽게 이해할 수 있는 것이다. 만약에 논리구조를 해치는 부분이 있다면, 과감하게 삭제하는 것도 필요하다. 작은 부분으로 인해서 논리상의 오류가 생길 수 있기 때문이다.
그리고 글쓴이가 가장 강조했던 부분은, A4용지 한 장 안에 보고서의 내용을 담을 수 있어야 한다는 것이다. 먼저 말하고자 하는 바를 간결하게 전달해야, 듣는 이도 집중을 해서 세부내용을 들을 것이다. 하지만 먼저부터 정리되지 않은 내용들에 대해서 중구난방식으로 전달을 하게 되면, 프로젝트의 핵심을 파악할 수 없다. 이는 결국 프로젝트를 이행하지 못하는 결과로 이어지고, 보고서를 재작성을 해야하는 상황이 펼쳐진다. 첫술에 배부를 수는 없다. 방대한 양의 보고서를 짧게 줄이고, 말하고자 하는 것을 명확하게 말하는 연습은 꾸준히 해야 한다.
책을 읽으면서, 그동안 내가 써왔던 많은 글들에 대해서 생각을 해보았다. 그저 분량을 채우기 위해서 주르륵 써내려 간 글은 아니었던지, 내가 말하고자 하는 부분이 명확했는지 돌아보았다. 앞으로도 마주하게 될 수많은 pt들과 보고서들에 대해서 참고한 보고서의 정석을 바탕으로 발전하는 모습을 보여야겠다.
